【开发者说】6组例子，发现“取人之长，补己之短”的新途径

2016/12/16 14:30:04

2016-12-15 产品经理 印特皮 印特软件

软件功能说明真心难写。直接讲，枯燥乏味，慢慢交代来龙去脉怕你熬不住。但年终将至，陆续盘点一下功能的变化还是必要的，我尽力变着花样去写，使这事不那么无趣。

新三代第一版是206版，现在到了308版，2年间，共发布了102次。新增、优化、改进的地方超过500处。

被忽视的版本更新说明——印特每次的发布都会附带【版本更新】说明文档，每一条轻描淡写的功能更新说明都标注了问题的提出者。若您常去分析这些说明，关注优秀企业提出的问题，您会得到很多的启发和新的思路。

也就是说，借助印特的更新说明文档，您是可以学习到业内优秀企业的最新管理方法，比很多场合都要快。可以说，这是一条“取人之长，补己之短”的新途径，因此，您若不去解读【版本更新】说明，绝对是您的损失。

本文，我挑一些新三代中更新的功能构成6组例子，尝试带你发现这些问题背后闪烁的管理思想和做法。由于我解读的比较细，文本中就隐没他们的名称吧。咱们的重点是透过他们对功能的需求可以看到什么。

如果这对您有所启发，请转发，让更多的小伙伴们知道这样一条新途径。

第1组：职责细分，层级管控

职责细分，明确到人，事项有了责任人，落实程度、执行效果就会有保障。也许您还在为每天对不上账而烦恼，看三个小例子就知道人家细致到什么程度了。

1.1、【西南某司】连锁总部可以直接修改门店建立的单据（修改工单价格）

这能看出个啥？不就总部修改个单据嘛。老二代时，总部不可以直接处理门店业务，也没什么不妥，为什么有人要加这样一个功能？该公司门店价格管理比较严密。前台无权修改客户价格，要么走协议价，要么办卡走会员价，要么就是标准价。只有店长可修改工单报价。但有的时候，店长给的优惠价格也会低于总部授权的最低限价。

因此，店长建单后，向总部申请特批价格，由总部员工直接修改门店工单报价（总部员工可填写低于最低限价的报价），协助门店完成一个订单。其他的订单，系统就帮着完成了严密的价格限定。

怎么样？清描淡写的一句话背后，没想到会有协议价、分组价、最低限价和总部特批价格等一大堆价格管控的事情吧。
总部替门店修改单据的功能应用，是可用来做分级控制。

1.2、【西南某司】总部应收账款超期预警落后门店几天报告可通过参数控制

记账客户可以被设置信誉账期天数，他的每一笔记账单在审核时都会填写上预先配置好的信誉账期（如50天）。凡是超过账期没有完成销帐结算的记账单，就会在应收账款超期预警中报告出来。该公司此功能设置：总部比门店晚7天报告。这里有什么讲究呢？

是这样的。店长必须经常查看自己店的超期应收账款提醒，及时收款销帐。假如一个客户的信誉账期是50天，那么，他的未销帐记账单会在第51天会报告给店长，店长若不及时在7天内与客户完成销帐，第58天这笔记账单就会报告给总部的人员看到。

当总部看到的时候，说明店长工作执行有不利之处，店长应该是需要向总部说明原因的。总部延迟几天看到预警，即减少总部监控业务的工作量，又能监督门店落实催收政策。前后差的几天，很微妙，你体会体会。

1.3、【华南某司】结算单的审核、反审、删除、冲红权限按结算方式分解

这个好理解。结算单的审核、反审核、删除、冲红四个权限，组合6种结算方式，扩展成24个权限控制项。也就是现收、记账等都有独立的审核等权限。该公司为什么要搞的这么细碎呢？有必要吗？

如果接待、印前、收银都有参与工单的结算，就很必要的。有的公司印前接待进店客户，要求先结算再做活。交现金的客户可以由印前引导客户前往收银处结算。预存、储值的客户就没有必要再经过收银岗位。印前岗位可以直接建立扣款的结算单并审核完成结算，这就需要给印前单独授权扣减预存、扣减储值类结算单的审核权限。因此，细分权限就很有必要了。
结算单出了问题，可以删除，也可以冲红，也可以视岗位做细致分配。比如，现金的冲红收银自己处理就行，记账的，还是交由店长或主管去执行。权限细致划分后，每个岗位的人被精准授权一部分业务，相互监督制约。

当然，要像这些优秀的连锁企业这样去细致管控权限，前提得是你能够管好价格。要是你那里什么都交给一个人操作，或者谁都可以改价格，没有规范统一的价格体系，再细致的权限管控都帮不了你。

第2组：业绩考核，量化先行

开展业绩考核的前提是考核的工作可以被量化，量化工作的过程中会有很多细节需要考量和决定。您有像他们这样考虑过问题吗？

2.1、【华南某司】经营子项中新增销售积分

2.2、【华南某司】报表中心新增“销售员工绩效（按客户）汇总表”

有一段时间，华南的这两家公司先后提及销售业绩统计相关的功能，这说明什么？至少说明他们已经配备了专职的销售代表！您要是还认为：老板搞定一切订单，业务员不好管理。怕是该变一变的。

系统可以很自然的算出每一个业务员的订单金额，为什么他们提出要按照销售积分来核算？同样，经营子项给生产人员也配备了生产积分。为什么不直接算金额，而是要增加积分的概念？

原因一：积分核算业绩比金额核算业绩更委婉。譬如，某员工一个月干了5万元的活，你给奖金500元，他心里会算：老板分给了他1%；换成积分，某员工一个月干了1000分，你给500元，大约是50%。如果你是那个员工，哪种算法会令你会更开心？

原因二：积分核算业绩可以屏蔽一些业务影响。公司给客户的价格可能有折扣，有时候还会做促销活动影响实际成交价格。比如，打印彩页，标价3.0元/张，生产积分是0.3分/张。按积分算，员工做2张就是0.6分，不管你给客户最终是什么价格。按价格算，A客户走标价3.0元/张，B客户走协议价1.0元/张，员工得到4元业绩金额而非6元。那么，当活多的时候，员工是不是完全有理由去忽视价格较低的重要客户，而优先服务那些普通的标价客户呢？直接用金额考核业绩有的时候会导致本末倒置。

当然，到底选积分还是选金额做考核标准，没这么简单，需根据企业的情况综合运用。这个例子，我想说明，用积分算绩效是很重要的，而有人提出要增加销售积分，那就说明，有人已经在系统的考核销售代表的业绩，他们有专职销售啦。

2.3、【华东某司】连锁门店客户的销售负责人员可设置为总部员工

也是差不多的时间，华东地区某公司在销售管理方面也提出问题。为什么他提出门店客户的销售负责人要设置为总部的员工，而不是门店的员工呢？

连锁企业中但凡要配备专职销售的话，肯定优先划归在总部的销售部门。总部销售代表谈来的订单又必须在门店、生产中心（生产中心在印特体系中也被视为门店）进行生产，那么日后又该如何统计某个总部销售代表负责的客户在各个店的消费情况呢？

因此，该公司提出的解决办法很好。凡是总部销售谈来的客户其销售负责人员可以选定为总部员工。日后不管这个客户在哪个店开单，在总部查询汇总时，总是可以汇总到总部销售代表的名下。

第3组：业务创新，不拘一格

如果您的业务有别于普通的做法，希望您可以反馈给我们。千万不要客气，也不要担心我们不去修改，印特的软件修改几乎全是免费的。只要您的需求对其他的企业有借鉴意义，我们都会尽量提高任务的优先级。有些需求迟迟没有修改，是因为其普遍意义有待观察。

3.1、【华北某司】客户分组可配置最低消费金额

有的公司专注大客户、老客户订单，但由于是公开经营，有人来复印个身份证、复印几张材料，您也不好将人拒之门外。设置一个最低消费金额是个比较委婉的做法。比如，设置“普通客户”分组最低消费10元。那么，只要是属于该分组的客户下单，制作金额不满10元的，统统都要收10元。

3.2、【华南某司】工作单制作明细数量支持“档位修正”计算

看字面完全理解不了，但是，提出该问题的公司是个名牌企业，他们的意见必定是有来头的，值得您动手做个实验，一探究竟。
以图纸类产品为例。比如有个A0出图的经营子项，单价10元。设置经营子项的档位级数=4。意思是A0图纸加长计价时，将1189mm的长边分成4等份。若最终实际长度超出1189，超出部分又不足1189的1/4，则按整个A0加长了1/4计价。若最终实际长度超出1189，超出部分比一个1/4长，又不足2个1/4，那么自动按照加长了2个1/4计算价格。依次类推。

如客户做了1600mm，该公司员工只需要在数量明细中输入1.60即可。系统会自动计算，实际长度比1189多了411mm，相当于1189的35%，超过了1个1/4，不足2个1/4，则最后按2个1/4的价格收加长部分的钱。公式为：10元*(1+2*1/4） = 15元。

晕了哈。再简单的说，如果没有这家名牌企业贡献的这个“换挡计算”的算法。为了给加长图纸报价，要么，您每次都需要手动计算，要么，您就需要配置好多个加长图纸的经营子项，再考虑到您要给很多客户做协议价、分组价，放大以后那个数量，My God！而在这家公司，每种幅面只要配置一个，系统完全自动化处理加长的报价。

第4组：政策落地，工具支持

新政策要落地执行，有的时候，必须得有顺手的工具配合才好。华北某公司为了实现自己的一个政策，和我们在一个月内来回改了好几个版本。对比这套新的做法，您的“准时交付”也许只是说着玩玩，人家这个才是动真格的。

4.1、【华北某司】 工作单新增“完工时间”概念

4.2、【华北某司】 明确“工单晚点”概念，晚点算法可三选其一

4.3、【华北某司】 报表中心中新增“工单制作耗时汇总表”

该公司想要改进工单准时交付的水平，也给了客户一定的准时承诺，但是之前的系统不能很好的做支持。

过去，工单没有严谨的完工时间概念。（审核算完工？肯定不行，有的单子因为结账问题会卡着不能及时审核。）另外，系统也没有对向客户承诺的交付时间进行严密管理（员工在工单没审核之前都是可以修改委托时间的）。无法控制承诺的时间，也无法明确完工的时间，所以，该公司是无从真正进行“准时交付”的服务升级。

首先，确定完工时间的概念。配置几个流程（如待配送、待自取），当工单首次进入这些流程时，就会被记录【完工时间】，且任何人无权修改。

然后，工单交付时间修改权限，细分为“首次修改”和“后续修改”两个权限。普通员工开单之后，无权修改交付时间，主管可以在工作单建立后进行首次修改，店长可以有后续修改的权限。为什么有这样一个复杂的考量呢？那是考虑到与客户沟通后，活件内容发生了变化，还是要允许修订一次双方约定的交付时间。该公司要求员工尽量一次性完成约定，实在有改变，主管有一次修改机会，改完就应该如实履约。至于，生产主管如何调度、排期，那些事情我们就不展开了。

然后，如何判定晚点？如果工单的交付时间没有改过，那就对比首次填写的交付时间与完工时间判断是否晚点。如果工单的交付时间修改过，不管改过几次，只以首次修改后的时间为准判断是否晚点。这样的话，整个流程都被“沟通>承诺>履约”这样的机制强制推动。就算店长私下里不断修改交付时间延期交付也是徒劳的。当然，印特是非常灵活的，也许您不想像这家公司一样核算晚点，我们给您准备了三套算法，三种任选其一。

最终，通过新增的工单制作耗时统计报表，可以精确的分析出来每一个员工，每一个班组，每一个工作单的生产耗时、是否晚点。利用晚点率考核团队、主管和员工，势必可以推动公司的准时交付水平进一步提升。

第5组：精细管控，精益求精

有些改进是“小到不能再小”的东西，小改进，背后有大不同。您瞧瞧这两个小例子。

5.1、【华东某司】打印样式的每一种打印方案可单独指定默认打印机

打印样式可以设置默认打印机，能够提高操作效率和准确性，用过的人都喜欢。打印样式支持多种打印方案，比如，结算单打印时，现金收款一个样，签单记账一个样，扣减预存一个样，这也是讨巧的设计。

但这家公司为什么要细到每种打印方式可以单独指定默认打印机呢？

设想一下。你需要用小票打印机打印现金收款、扫码收款、优惠抵扣类单据，这种单据给到客户就行，也不是非得要求客户签字存档。小票打印机速度快，成本低。

然后，对于记账、扣减预存、扣减储值、临时欠款方式的结算单，您需要用针式打印机来打印，用复写纸，给客户签字。
不同的打印方案，分别指定不同的默认打印机，是不是可以完美的解决这个问题？

5.2、【华北某司】协同办公的沟通日志增加“有效沟通”勾选项

客户资料有一个“最后沟通时间”的概念，印特的销售与客服团队和该公司一样非常依赖这个“最后沟通时间”来查询哪些客户超过90天，超过120天没有联系过了，目的是为了规律性的做回访沟通。

改进之前，只要建立与客户的沟通日志，系统就会自动更新客户的最后沟通时间。但实践中存在的问题是，如果客服打过去的电话客户没有接，或者由于忙等其他原因没有做任何有意义的沟通对话呢？该怎么办呢？

建立沟通日志，会更新最后沟通时间，进而影响基于最后沟通时间的统计数据，而实际上这次沟通没有任何效果。不建立沟通日志，又不符合公司的管理规定（客服和销售是有沟通量的考核的）。

解决办法，就是增加一个小小的“有效沟通”的勾选项。建立沟通日志时，非有效沟通的话，不做勾选，日志能建立起来，同时也不会更新最后沟通时间。既不破坏管理制度，又可以提醒我们记得与哪些客户继续沟通。

第6组：重视差距，迎头赶上

版本说明中新增、修订的很多功能您不使用，不代表它没有意义，只说明您在那一块业务的管理上没有设定预期。有人提出改进意见，说明他们在认真使用，值得您做些了解，也应用起来。

6.1、【华南某司】记账凭证单据增加“复制”操作功能

说明他们在频繁使用专业财务功能。如果您想用印特管理内帐，功能支持是可以的。虽然，我们不及专业财务管理软件，在若干问题上没有采用专业财务管理软件的处理手法，但是，在业务财务一体化的基础上，再辅以记账凭证全面管理内帐是可行的。会有一些要求：您的财务得有基础的会计知识、您的财务得愿意学习了解印特的业务财务一体化管理机制。

6.2、【华北某司】积分兑换礼品支持从库存中自动扣减礼品数量

说明客户积分以及积分兑换礼品是可以应用起来的。该公司不仅使用，而且，积分兑换工作开展的很好，可兑换的礼品玲琅满目，客户都是登录他们家的云端快印网站自己在线兑换的。兑换的多了，以至于都提出要借助库存功能来管理兑换礼品的存量。

6.3、【东北某司】外协单增加“约定交货”和“交货是否准时”数据项

说明外协有人用，而且用的很认真。不只用外协管理了委外的事务，还同步记录、考察着供应商的交货水准。长期坚持，是可以筛选得到高质量的供应商目录。

6.4、【华东某司】抄表单的抄表数量支持“冲红”操作

尽管抄表功能过去存在若干问题，但该公司一直坚持在用，并积极反馈意见让我们改进。新增的冲红机制，可以解决过去一旦抄表数值填写不对会造成抄表无法继续进行的问题。冲红可以对错误数据做修正，很好的建议。

6.5、【华东某司】连锁总部批复了门店员工的日志、报告后系统将以消息方式提醒门店员工

说明协同办公有人用，而且，是用在总部与门店之间的协同沟通。如果只是简单的消息沟通，事务的记录、工作报告的汇报及批复，您大可不必折腾去再上一套OA系统。员工能说清楚事情，领导能说清楚指示，就好了。小公司的效率很重要。

6.6、【华南某司】生产（机房）和生产（印后）角色的专属泳道界面的泳道数量从6个扩充到支持10个

说明机房、印后角色有人在用。泳道是新三代才有的新功能，借助泳道可让生产岗位员工以完全不一样的视角统筹安排工作。再配上触摸屏的话，将会有更棒的工作体验。

一篇公众号文章显然无法说太多例子，若干功能举例只为给大家说明个思路。希望您可以经常关注印特的产品进展，做个有心之人，学人之长，快速发展。

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